Gestão de licenças e alvarás em Grandes Empresas

A busca constante de melhorias para os processos de gestão de documentos, licenças e alvarás de médias e grandes empresas, movimenta um mercado burocrático, com mudanças rápidas e bruscas das legislações.

Pontos-chave para a Gestão de Documentos

  1. Organização documental direcionada por atividade/cidade/prazo de validade;
  2. Guarda física de documentos que necessitem exposição ao público;
  3. Manutenção constante das licenças devido a alterações de ordem física nos imóveis ou da pessoa jurídica, invalidando as licenças existentes;
  4. Compatibilidade de áreas construídas e demais informações cadastrais em todos os documentos.

Para gerenciar e ter acesso rápido a um grande volume de licenças, é fundamental um sistema com visão 360º, com armazenamento digital das licenças e documentos em nuvem, que permita acesso rápido a todos os departamentos envolvidos. Além disso, é importante contratar uma consultoria especializada, com conhecimento e abrangência nacional, que traga segurança na análise e obtenção de documentos atualizados e renovações.

Exemplos para ilustração:

  • Uma indústria tem, em média, 30 documentos gerenciáveis em relação a validades, condicionantes ou contrapartidas.
  • Uma loja de hipermercado tem cerca de 40 licenças
  • Uma escola simples mantém em torno de 20 licenças

Agora, multiplique este número de licenças, legislações aplicáveis e burocracia de renovação, versus o número de unidades ou imóveis de uma grande empresa. É possível perceber nesta simples descrição a complexidade e volume de informações trocados.

Na gestão de condomínios, por exemplo, existe uma norma – NBR 14037/2011 (diretrizes para elaboração de manuais e uso, operação e manutenção de edificações) – que mapeia cerca de 65 documentos gerenciáveis, que cada condomínio precisa manter em dia, e ainda cita tratar-se de uma lista orientativa e não exaustiva de documentos legais, sendo que alguns devem ser entregues pelo proprietário, outros pelas construtoras e precisam ser mantidos pelo condomínio.

Em grandes empreendimentos, há ainda riscos em relação à ocupação de inquilinos. Cada um deve ter o cuidado e a responsabilidade sobre a sua operação para manter seu licenciamento em dia, evitando prejuízos ao administrador e também a outros condôminos, provocados por uma irregularidade pontual. Neste cenário, o gestor do empreendimento deve atuar de maneira preventiva e acompanhar o processo de cada inquilino, tendo tanto a visão do todo quanto a visão de cada unidade de negócio.

A falta de gestão e controle de documentos legais, pode trazer prejuízos irreparáveis ao negócio, com multas milionárias e até a exigência de embargo de obra ou encerramento das atividades em operação. Imagine perder uma grande concorrência por não possuir um simples alvará de funcionamento.

Em resumo, o planejamento somado ao conhecimento e à gestão automatizada é a melhor fórmula de sucesso no controle documental.

E você? Na sua visão, qual o maior desafio da gestão de documentos nas grandes empresas? Participe do nosso fórum, deixe seu comentário abaixo e compartilhe com seus colegas para que também opinem.

Bibliografia: http://www.abntcatalogo.com.br/norma.aspx?ID=87859